Faça suas reuniões virtuais e vídeo chamadas ótimas
A transição de reuniões presenciais para videoconferências pode parecer estranha para muitas pessoas. Especialmente se você não está acostumado a isso ou se sente um pouco tímido com a câmera. Mesmo aqueles que já utilizaram videoconferência podem precisar de uma atualização sobre a melhor forma de participar e colaborar com suas equipes ou clientes usando o vídeo. Portanto, aqui compilamos um guia fácil de seguir para ajudar você a se sentir mais confortável com as videoconferências e tornar essas reuniões mais agradáveis e produtivas. 1º passo: Preparando-se Antes de você ficar online, é importante configurar e se preparar. Aqui estão nossas dicas sobre preparação. Vista-se apropriadamente Escolha uma aparência adequada ao seu papel na chamada, como faria em uma reunião normal. Evite estampas carregadas e brancos brilhantes. As cores pastel funcionam melhor na câmera. Encontre um espaço bem iluminado e silencioso No vídeo, a luz e o silêncio são seus amigos. Uma sala iluminada e tranquila, com pouco eco, é o cenário ideal. Verifique a força do Wi-Fi Onde quer que você escolha, verifique se o dispositivo está mostrando boa intensidade do sinal. Um bom vídeo precisa de uma conexão de rede forte e estável. Olhe para a luz Evite ter fontes de luz fortes atrás de você, a câmera ajustará a exposição e você parecerá uma silhueta. O ideal é ter a iluminação mais forte à sua frente, iluminando seu rosto. Digitalizar o plano de fundo Não fique muito preocupado com o que está em segundo plano, mas dê uma olhada para garantir que não haja nada lá que você preferiria não ser visto ou que possa criar uma grande distração para os outros na reunião. Fique frente a frente com sua câmera Verifique onde a câmera está no seu dispositivo e tente posicioná-la para que fique ao nível dos seus olhos ou um pouco acima. Ninguém, exceto um vampiro, gosta de olhar para a garganta de alguém. Evite intrusos Seu gato pode pensar que é dono de sua casa, mas nesta ocasião, você precisa de seu espaço. Diga à família que você está em uma vídeo-chamada, feche as portas para manter animais e crianças curiosas afastados. Considere até colocar uma placa na porta como lembrete. Sente-se e fique à vontade Reserve 4 ou 5 minutos antes da ligação para verificar se tudo está funcionando, para se lembrar do objetivo e dos participantes e praticar seu sorriso. Agora relaxe! 2º passo: durante a chamada Agora é hora de se conectar. Aqui estão algumas dicas para manter na mente: Conecte-se cedo Conecte-se à sua reunião alguns minutos antes, se possível, isso lhe dará algum tempo para verificar se tudo está funcionando e para relaxar na situação. Não economize nas apresentações Certifique-se de que todos os que estão na ligação saibam quem está lá e qual é o objetivo da ligação. Dê-lhes uma recepção calorosa. Faça o check-in regularmente Não presuma que as outras partes estejam vendo e ouvindo o que você espera. Verifique com eles, especialmente se estiver compartilhando documentos ou telas. Sorria! Você está sendo filmado As vídeo-chamadas são uma situação desconhecida para muitos e, portanto, um sorriso e uma linguagem corporal relaxada podem ajudar bastante a todos. Olhe regularmente para a câmera e faça “contato visual” com os outros na ligação. Usar mudo Tosses, espirros, latidos, cliques no teclado e sirenes podem ser facilmente evitados ao silenciar seu áudio. Se você não estiver falando, pressione mudo se estiver em um ambiente barulhento e não tenha vergonha de pedir a outros participantes que façam o mesmo se o ruído do ambiente for invasivo. Lembre-se, é claro, de ativar o som quando quiser falar! Peça feedback e sugestões Duas ou mais pessoas conversando ao mesmo tempo podem deixar sua chamada complicada; portanto, faça uma pausa frequente para convidar os participantes para comentar e dar seu feedback, se alguém estiver quieto, talvez pergunte pelo nome. Resuma e confirme No final da ligação, é útil resumir a discussão e os resultados e verificar se todos os participantes estão de acordo. Mantenha a calma e continue Às vezes, ocorrem falhas, mas a tecnologia geralmente é muito boa em recuperação. Então, basta seguir o fluxo e continuar. As coisas normalmente funcionam muito bem. 3º passo: após a chamada A etiqueta da pós-reunião por vídeo também pode fazer a diferença. Aqui estão algumas dicas sobre isso: Saia da ligação! Às vezes, até os “chamadores de vídeo” mais experientes podem esquecer de deixar a chamada, portanto, saia. Ninguém quer ouvi-lo falando docemente com seu pet ou vê-lo ajeitando sua roupa de baixo. Limpar documentos Se documentos ou outros artefatos foram compartilhados na chamada, verifique se eles foram removidos ou arquivados para que não se materializem em outras chamadas. Compartilhe gravações e outras criações Muitas ferramentas permitem a gravação da chamada ou a co-criação de materiais através de quadros compartilhados, etc. Certifique-se de que sejam compartilhados conforme necessário ou arquivados para referência futura. Agradeça aos participantes Um breve agradecimento e, talvez, um pedido de ideias para tornar as chamadas futuras mais eficazes são frequentemente apreciados. E isso pode dar uma chance extra às pessoas que não se sentem totalmente à vontade para comentar durante a chamada ao vivo de compartilhar suas opiniões. Se sinta bem Parabéns! Você merece um tapinha nas costas por realizar uma ótima ligação que alcançou seus objetivos e fez as pessoas se sentirem confortáveis e envolvidas. Então agora, para o próximo… Se você chegou até aqui através do nosso guia para melhorar suas videoconferências, espero que tenha descoberto algumas dicas e sugestões úteis que tornarão sua próxima videoconferência mais produtiva e agradável para você e para os que se juntam a você! Artigo de Tim BishopDiretor do Global Corporate Communications da UnifyTradução Argimom Para conhecer mais soluções de videoconferências e ferramentas de colaboração consulte nossos especialistas.
8 maneiras de superar sentimentos de isolamento do trabalho em casa
Então, a essa altura, todos nós já lemos dicas úteis sobre trabalhar em casa – entramos no ritmo e estamos nos sentindo produtivos. Mas, após um período de dias e semanas, você percebe cada vez mais que algo está faltando. Se você trabalhou anteriormente em um escritório tradicional, pode perder as conversas e trocas de ideias e de humor com um colega próximo. Mesmo aqueles que trabalham remotamente regularmente podem ter a opção de ir ao escritório em alguns dias, ou talvez ir a uma cafeteria local, biblioteca ou local de espaço de trabalho compartilhado. Agora, com as ordens de “ficar em casa”, exigidas em muitos países, o confinamento diário do trabalho em casa (e em nenhum outro lugar) pode criar sentimentos de isolamento e solidão. Para alguns de nós, não é grande coisa – mas para outros, pode ser uma mudança difícil e até angustiante. Embora reconheçamos que todos são diferentes e as situações de trabalho podem variar bastante, ainda podemos compartilhar algumas ideias práticas para manter sua produtividade, sua sanidade e evitar sermos superados por sentimentos de isolamento enquanto trabalhamos em casa. Aqui estão oito ideias a serem consideradas – espero que algumas delas sejam úteis: • Use ferramentas de colaboração em equipe e vídeo para capturar novamente a sensação de presença social e interação com seus colegas, parceiros e clientes. Videoconferências, reuniões on-line, conversas por texto e telefonemas podem ser um bom substituto para os encontros presenciais que você está perdendo. E lembre-se de mudar sua mídia – algumas vezes, uma ligação telefônica ao vivo ou bate-papo por voz on-line vai além de um e-mail ou mensagem de texto para criar um vínculo social com seus colegas. • Seja proativo em alcançar, conectar, envolver e interagir com outras pessoas. Em vez de simplesmente aguardar reuniões agendadas, às vezes é útil ter uma pausa para café “virtual” ou uma conversa informal com um colega localizado remotamente. Você nunca sabe, eles também podem estar se sentindo um pouco isolados e apreciarão que você se esforce para interagir com eles. • Tente manter uma perspectiva positiva o máximo possível. Colocar sentimentos de isolamento em perspectiva é importante – afinal, eles são sentimentos (e não “fatos”) que podem ser gerenciados até certo ponto. Aceitar a mudança e pensar positivamente sobre as coisas boas que acompanham o trabalho em casa pode ajudar a diminuir o impacto do isolamento. • Concentre-se em seus objetivos – definir objetivos para si mesmo e obter satisfação ativa em suas realizações de trabalho também podem ser úteis. Estar menos distraído com o ambiente do escritório, trabalhar em casa pode ajudá-lo a refletir sobre seu trabalho mais profundamente, a ser mais criativo e engajado e a alcançar um desempenho mais alto do que você pensava ser possível. • Gravite em direção à luz do sol se você tiver acesso às janelas. Um pouco mais de luz do sol e calor, juntamente com uma vista da natureza, podem torná-lo mais a par do ambiente e dar um impulso emocional. Nem todo mundo terá acesso a isso, e o clima local pode não cooperar, mas, esperançosamente, você pode encontrar alguma luz natural que possa melhorar seu humor. • Saia para fazer uma pausa ou, pelo menos uma vez por dia, faça uma caminhada. Novamente, nem todo mundo pode facilmente sair ou andar por aí (dadas as restrições ou situações locais). Mas, se possível, alguma mudança de cenário e ar fresco pode ser útil para clarear a mente e oferecer uma sensação de renovação. Se você não pode sair de casa, qualquer tipo de exercício físico pode ajudá-lo a se sentir mais saudável e revigorado durante o seu dia de trabalho em casa. • Não tenha medo de conversar com seu “amigo peludo”, se você tiver um em casa. Nem todo mundo tem um cachorro ou um gato, mas eles podem ser uma distração bem-vinda e uma fonte de diversão social mútua ao trabalhar em casa o dia todo. Mesmo o seu peixe dourado pode ter uma atenção extra, você nunca sabe. • Dependendo dos seus deveres no trabalho, às vezes ter sons de fundo como notícias ou rádio, ou sua música favorita pode criar uma sensação de companhia e conforto. No entanto, os especialistas alertam contra o hábito de trabalhar com a TV funcionando ou mergulhar nas mídias sociais pessoais durante o dia de trabalho – essas podem ser grandes distrações que provavelmente desviarão sua produtividade e roubarão seu valioso tempo. Mesmo em épocas melhores, o trabalho remoto às vezes pode apresentar o desafio do isolamento social. Embora a situação de todos seja diferente e as necessidades pessoais de interação social possam variar, esperamos que essas dicas práticas ajudem a todos a se sentirem mais produtivos e um pouco menos isolados nos próximos dias e semanas. Artigo de Ross Sedgewick – Especialista em Digital Workplace e Team Collaboration (Local de trabalho digital e Colaboração de Equipe) da Unify – Atos Tradução Argimom Fotografia de Matthew Henry Conheça todas as soluções da Unify-Atos para melhorar o home office e a colaboração com sua equipe.
