O início da pandemia do covid-19 muitas empresas se adaptaram para a modalidade híbrida e o trabalho remoto. Grandes e pequenas empresas já se manifestaram informando a princípio que continuaram a aderir essa modalidade, já que é mais prático e econômico para muitas delas.
Ainda assim se adaptar a uma nova rotina de trabalho remoto não é fácil e exige muita disciplina e força de vontade. Para isso se tornar mais eficiente e fazer dar certo, é de extrema importância que a empresa tenha uma solução de comunicação que englobe todas as ferramentas profissionais que o colaborador precise.
Ter uma solução que traga mais gestão ao colaborador e o responsável pelo gerenciamento é algo imprescindível para a forma de trabalho remoto. Para que os colaboradores se sintam na empresa, realizem reuniões online sem medo da queda da conexão ou de uma conexão insegura, se seu ambiente está poluído visualmente, etc.
A transição de reuniões presenciais para videoconferências no trabalho remoto pode parecer estranha para muitas pessoas. Especialmente se você não está acostumado a isso ou se sente um pouco tímido com a câmera. Da mesma forma que aqueles que já utilizaram videoconferência podem precisar de uma atualização de como melhorar a forma de participar e colaborar com suas equipes ou clientes usando o vídeo.
Portanto, aqui compilamos um guia fácil de seguir para ajudar você a se sentir mais confortável com as videoconferências no trabalho remoto e tornar essas reuniões mais agradáveis e produtivas.
1º passo: Preparando-se
Antes de você ficar online, é importante configurar e se preparar. Aqui estão nossas dicas sobre preparação.
Vista-se apropriadamente
Escolha uma aparência adequada ao seu papel na chamada, como faria em uma reunião normal. Evite estampas carregadas e brancos brilhantes. As cores pastel funcionam melhor na câmera.
Encontre um espaço bem iluminado e silencioso
No vídeo, a luz e o silêncio são seus amigos. Uma sala iluminada e tranquila, com pouco eco, é o cenário ideal.
Verifique a força do Wi-Fi
Onde quer que você escolha, verifique se o dispositivo está mostrando boa intensidade do sinal. Um bom vídeo precisa de uma conexão de rede forte e estável.
Olhe para a luz
Evite ter fontes de luz fortes atrás de você, a câmera ajustará a exposição e você parecerá uma silhueta. O ideal é ter a iluminação mais forte à sua frente, iluminando seu rosto.
Digitalizar o plano de fundo
Não fique muito preocupado com o que está em segundo plano, mas dê uma olhada para garantir que não haja nada lá que você preferiria não ser visto ou que possa criar uma grande distração para os outros na reunião.
Fique frente a frente com sua câmera
Verifique onde a câmera está no seu dispositivo e tente posicioná-la para que fique ao nível dos seus olhos ou um pouco acima. Ninguém, exceto um vampiro, gosta de olhar para a garganta de alguém.
Evite intrusos
Seu gato pode pensar que é dono de sua casa, mas nesta ocasião, você precisa de seu espaço. Diga à família que você está em uma vídeo-chamada, feche as portas para manter animais e crianças curiosas afastados. Considere até colocar uma placa na porta como lembrete.
Sente-se e fique à vontade
Reserve 4 ou 5 minutos antes da ligação para verificar se tudo está funcionando, para se lembrar do objetivo e dos participantes e praticar seu sorriso. Agora relaxe!
2º passo: durante a chamada
Agora é hora de se conectar. Aqui estão algumas dicas para manter na mente:
Conecte-se cedo
Conecte-se à sua reunião alguns minutos antes, se possível, isso lhe dará algum tempo para verificar se tudo está funcionando e para relaxar na situação.
Não economize nas apresentações
Certifique-se de que todos os que estão na ligação saibam quem está lá e qual é o objetivo da ligação. Dê-lhes uma recepção calorosa.
Faça o check-in regularmente
Não presuma que as outras partes estejam vendo e ouvindo o que você espera. Verifique com eles, especialmente se estiver compartilhando documentos ou telas.
Sorria! Você está sendo filmado
As vídeo-chamadas são uma situação desconhecida para muitos e, portanto, um sorriso e uma linguagem corporal relaxada podem ajudar bastante a todos. Olhe regularmente para a câmera e faça “contato visual” com os outros na ligação.
Usar mudo
Tosses, espirros, latidos, cliques no teclado e sirenes podem ser facilmente evitados ao silenciar seu áudio. Se você não estiver falando, pressione mudo se estiver em um ambiente barulhento e não tenha vergonha de pedir a outros participantes que façam o mesmo. Lembre-se, é claro, de ativar o som quando quiser falar!
Peça feedback e sugestões
Duas ou mais pessoas conversando ao mesmo tempo podem deixar sua chamada complicada; portanto, faça uma pausa frequente para convidar os participantes para comentar e dar seu feedback, se alguém estiver quieto, talvez pergunte pelo nome.
Resuma e confirme
No final da ligação, é útil resumir a discussão e os resultados e verificar se todos os participantes estão de acordo.
Mantenha a calma e continue
Às vezes, ocorrem falhas, mas a tecnologia geralmente é muito boa em recuperação. Então, basta seguir o fluxo e continuar. As coisas normalmente funcionam muito bem.
3º passo: após a chamada
A etiqueta da pós-reunião por vídeo também pode fazer a diferença. Aqui estão algumas dicas sobre isso:
Saia da ligação!
Às vezes, até os “chamadores de vídeo” mais experientes podem esquecer de deixar a chamada, portanto, saia. Ninguém quer ouvi-lo falando docemente com seu pet ou vê-lo ajeitando sua roupa de baixo.
Limpar documentos
Se documentos ou outros artefatos foram compartilhados na chamada, verifique se eles foram removidos ou arquivados para que não se materializem em outras chamadas.
Compartilhe gravações e outras criações
Muitas ferramentas permitem a gravação da chamada ou a co-criação de materiais através de quadros compartilhados, etc. Certifique-se de que sejam compartilhados conforme necessário ou arquivados para referência futura.
Agradeça aos participantes
Um breve agradecimento e, talvez, um pedido de ideias para tornar as chamadas futuras mais eficazes são frequentemente apreciados. E isso pode dar uma chance extra às pessoas que não se sentem totalmente à vontade para comentar durante a chamada ao vivo de compartilhar suas opiniões.
Se sinta bem
Parabéns! Você por realizar uma ótima ligação que alcançou seus objetivos e fez as pessoas se sentirem confortáveis e envolvidas. Então agora, para o próximo…
Se você chegou até aqui através do nosso guia para melhorar suas videoconferências, espero que tenha descoberto algumas dicas e sugestões úteis que tornarão sua próxima videoconferência mais produtiva e agradável para você e para os que se juntam a você!
